Wer beruflich unterwegs ist, kommt am Thema Reisekosten und Verpflegungspauschale nicht vorbei – egal ob als IT-Berater, Handwerker, Coach, SAP-Consultant oder in einem ganz anderen freiberuflichen Berufszweig. Mit unserem kostenlosen Reisekostenrechner berechnest du die Verpflegungspauschale für In- und Auslandsreisen automatisch nach den aktuellen Sätzen, erfasst alle weiteren Reisekosten strukturiert und kannst das fertige Reisekostenformular anschließend als PDF speichern oder ausdrucken.
Der Rechner
Gib Reisebeginn, Reiseende und die bereiste(n) Länder ein – der Rechner ermittelt automatisch die passende Verpflegungspauschale pro Reisetag und lässt dich im zweiten Schritt alle weiteren Kosten wie Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten ergänzen.
So funktioniert der Reisekostenrechner
Verpflegungspauschale berechnen
Trage zunächst Datum und Uhrzeit von Reisebeginn und Reiseende ein sowie das Land, in dem der jeweilige Reisetag endet – danach berechnet das Tool automatisch die zustehende Pauschale. Wurden unterwegs Mahlzeiten gestellt, etwa durch den Kunden oder ein Hotel, markierst du das entsprechend, damit der Rechner den vorgeschriebenen Abzug vornimmt. Bei mehrtägigen Reisen erscheint nach dem ersten Klick auf „Berechnung" automatisch eine Zeile pro Reisetag, die du bei Bedarf einzeln anpassen kannst.
Reisekostenabrechnung ausfüllen
Im zweiten Schritt erfasst du die eigentlichen Reisekosten: Reisezweck, Start- und Zieladresse, gefahrene Kilometer samt Kilometersatz sowie weitere Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder Taxifahrten. Zu jedem Posten kannst du festlegen, ob er nur auf dem Formular dokumentiert oder tatsächlich in die Auszahlung einbezogen werden soll – praktisch, wenn manche Kosten separat abgerechnet werden. Am Ende steht ein vollständiges, druckfertiges Reisekostenformular für deine Unterlagen oder die Steuererklärung.
Verpflegungspauschale – was ist das und wer kann sie absetzen?
Die Verpflegungspauschale deckt die Mehrkosten ab, die entstehen, weil man sich auf einer beruflichen Reise außerhalb des gewohnten Umfelds verpflegen muss. Wie der Name schon sagt, handelt es sich nicht um eine Erstattung der tatsächlichen Ausgaben, sondern um einen festen Pauschalbetrag, der jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt wird und sich nach Reiseziel und Reisedauer richtet.
Arbeitgeber können ihren Angestellten diese Pauschale steuerfrei erstatten – das gilt auch für angestellte Gesellschafter-Geschäftsführer in der eigenen Kapitalgesellschaft. Erstattet der Arbeitgeber sie nicht, lässt sie sich im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Selbstständige und Freiberufler aller Branchen können die Verpflegungspauschale je nach Gewinnermittlungsart als Betriebsausgabe in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Gewinn- und Verlustrechnung absetzen.
Reisekosten – welche Ausgaben sind absetzbar?
Bei den Reisekosten handelt es sich um tatsächlich entstandene Ausgaben. Dazu zählen klassischerweise Hotelübernachtungen, Bahntickets, Mietwagenrechnungen und Flugkosten zum Einsatzort. Hinzu kommen Reisenebenkosten wie Taxifahrten, Parkgebühren oder Straßenmaut. Wer privat übernachtet, etwa bei Bekannten, kann statt der tatsächlichen Kosten eine Übernachtungspauschale ansetzen.
Auch die Nutzung des privaten Pkw ist erstattungsfähig. Selbstständige sollten dabei prüfen, ob ihr Fahrzeug steuerlich als Privatvermögen gilt – wird es aufgrund hoher geschäftlicher Nutzung dem Betriebsvermögen zugerechnet, entfällt die Möglichkeit, zusätzlich eine Kilometerpauschale abzurechnen.
Häufige Fragen zum Reisekostenrechner
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026 im Ausland?
Die Höhe richtet sich nach dem jeweiligen Reiseland und wird jährlich vom Bundesfinanzministerium neu festgelegt. Der Rechner berücksichtigt die aktuell gültigen Länderpauschalen automatisch – du musst lediglich Reiseziel und -dauer eingeben.
Kann ich die Übernachtungspauschale statt der tatsächlichen Kosten ansetzen?
Ja, das ist möglich, wenn keine Belege für die tatsächlichen Übernachtungskosten vorliegen, etwa bei privater Unterkunft. Die Abrechnung erfolgt dabei entweder ausschließlich nach tatsächlichem Aufwand oder ausschließlich pauschal – eine Kombination ist nicht vorgesehen.
Gilt der Rechner nur für Selbstständige oder auch für Angestellte?
Der Rechner eignet sich für beide Gruppen. Angestellte nutzen ihn, um die korrekte Erstattung durch den Arbeitgeber zu prüfen oder die Kosten in der Steuererklärung als Werbungskosten anzugeben; Selbstständige und Freiberufler setzen die Beträge als Betriebsausgabe an.
Wie speichere ich meine Reisekostenabrechnung?
Nach der Berechnung lässt sich das vollständige Reisekostenformular direkt als PDF speichern oder ausdrucken – ideal zur Ablage bei den Buchhaltungsunterlagen oder als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Ersetzt der Rechner eine steuerliche Beratung?
Nein. Der Rechner bietet eine erste, praktische Orientierung. Da es im deutschen Steuerrecht bei Reisekosten zahlreiche Ausnahmen und Sonderfälle gibt, sollten individuelle Fragen mit der Steuerberatung geklärt werden.
Wo kann ich die Details nachlesen?
- Bundesministerium der Finanzen (BMF): „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei beruflich und betrieblich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026“ vom 5. Dezember 2025
- Einkommensteuergesetz (EStG): § 9 Abs. 4a EStG – Verpflegungsmehraufwendungen
- Lohnsteuer-Richtlinien (LStR): R 9.4 R 9.5 R 9.6 R 9.7 und R 9.8 LStR (Reisekosten, Fahrkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten)
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020: Grundsätze zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten