Reisekosten und Verpflegungspauschale – Berechnung und Dokumentation für Freelancer und Selbstständige
Wer beruflich reist, kommt unweigerlich mit dem Thema Reisekosten und Verpflegungspauschalen in Berührung. Das gilt für Freelancer und Selbstständige ebenso wie für Angestellte oder Gesellschafter-Geschäftsführer in der eigenen GmbH. Die steuerlichen und buchhalterischen Auswirkungen unterscheiden sich je nach Unternehmensform – unabhängig davon müssen Pauschalen und Ausgaben jedoch korrekt berechnet und sauber dokumentiert werden.
Der Reisekostenrechner von sapxperts unterstützt dich dabei: Er berechnet die Verpflegungspauschale in Abhängigkeit von Reiseland und Reisedauer und hilft dir, alle angefallenen Reisekosten strukturiert zu erfassen. Jede Reise kann abschließend als PDF gespeichert oder ausgedruckt werden.
Grundsätzlich gilt es, zwischen Verpflegungspauschale und Reisekosten zu unterscheiden.
Verpflegungspauschale: Was ist das und wer kann sie absetzen?
Die Verpflegungspauschale deckt die Mehrkosten ab, die entstehen, weil sich ein Reisender außerhalb seines gewohnten Umfelds verpflegen muss – ein Thema, das freiberuflichen SAP-Beratern besonders vertraut ist. Wie der Name bereits andeutet, handelt es sich nicht um eine Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten, sondern um einen Pauschalbetrag. Dieser wird jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt und richtet sich nach Reiseziel und Reisedauer.
Arbeitgeber können ihren Angestellten diese Pauschale steuerfrei erstatten – das gilt auch für angestellte Gesellschafter-Geschäftsführer in der eigenen Kapitalgesellschaft. Erstattet der Arbeitgeber die Pauschale nicht, kann der Arbeitnehmer sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Selbstständige können die Verpflegungspauschale je nach Gewinnermittlungsart als Betriebsausgabe in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Gewinn- und Verlustrechnung absetzen.
Reisekosten: Welche Ausgaben sind absetzbar?
Bei den Reisekosten handelt es sich um tatsächlich entstandene Kosten. Dazu zählen klassischerweise Hotelübernachtungen, Bahntickets, Mietwagenrechnungen und Flugkosten zum Einsatzort. Darüber hinaus können Reisenebenkosten wie Taxifahrten, Parkgebühren oder Straßenmaut abgerechnet werden. Wer privat – etwa bei Bekannten – übernachtet, kann statt der tatsächlichen Übernachtungskosten eine Übernachtungspauschale ansetzen.
Auch die Nutzung des privaten Pkw ist erstattungsfähig. Selbstständige sollten dabei jedoch prüfen, ob ihr Fahrzeug steuerlich tatsächlich als Privatvermögen gilt. Wird es aufgrund hoher geschäftlicher Fahrleistung dem Betriebsvermögen zugerechnet, entfällt die Möglichkeit, zusätzlich eine Kilometerpauschale abzurechnen.
Bitte beachten: Wie so oft, gibt es im deutschen Steuerrecht auch bei den Reisekosten Ausnahmen und Spezialfälle. Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung. Nachfolgend einige relevanten Quellenangaben:
- Bundesministerium der Finanzen (BMF): „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei beruflich und betrieblich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026“ vom 5. Dezember 2025
- Einkommensteuergesetz (EStG): § 9 Abs. 4a EStG – Verpflegungsmehraufwendungen
- Lohnsteuer-Richtlinien (LStR): R 9.4 R 9.5 R 9.6 R 9.7 und R 9.8 LStR (Reisekosten, Fahrkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten)
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020: Grundsätze zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten